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2023.12.5
現代のビジネス環境において、バックオフィス業務のDX化は、企業が競争力を確保するために必要不可欠な要素となっています。
この記事では、バックオフィスのDX化の意義やメリット、そして成功のポイントを徹底解説していきます。
これからDX化を進めていこうと考えている企業の経営者層やバックオフィス業務担当者の方はぜひ参考にしてください！
バックオフィスのDX化では、バックオフィス業務（人事、経理、管理などの内部業務）にデジタル技術を導入し、その効率化や最適化を図ることを指します。
これまで手作業に頼っていた業務を自動化することで時間とコストの削減につながります。また、データの一元化やアクセスの容易化を通じて、意思決定の迅速化と正確性の向上も実現可能です。
このように、バックオフィスのDX化によって、全体的な業務効率の向上、コスト削減、そして従業員の働きやすさの改善などに大きく寄与することが期待されます。
バックオフィスのDX化の主な目的は、先に解説した業務効率化ですが、他にも以下の2つの理由により、多くの企業で必要とされています。
新型コロナウイルスの流行によって、多くの企業がリモートワークを導入しました。それにより、以下のような働き方における変化が生じました。
| 物理的な出勤の必要性の低減 | オフィス以外の場所でも効率的に業務を遂行できるシステムの確立が求められました。 |
| 柔軟な働き方のサポート必要性 | 従業員が自宅や他の場所からでも、通常のオフィス環境と同等の生産性を発揮できるようにする必要性が出てきました。 |
| コミュニケーションの重要性 | リモートワークで顔を合わせないからこそ、適切なコミュニケーションの重要性が増しました。 |
これらの働き方の変化に対応するためにも、バックオフィスのDX化が急務と言われるようになっています。
「2025年の崖」とは、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」で提起された問題です。日本企業がDXの取り組みを十分に行わなかった場合、2025年以降に年間で最大12兆円の経済損失が発生し、国際競争力を失うという課題を表す言葉です。
現状、DX化の推進を阻む壁として、以下の3つの問題があります。
IT予算の大部分が既存システムの維持管理費に消費され、現実的にDX対応にコストを回せていない企業が多いです。しかも現在約8割の企業が2000年代初期に導入した旧来の基幹系システム（レガシーシステム）を抱えています。それが原因で、新たなビジネスモデルや情報、技術に柔軟に対応できないという問題があります。
さらにIT人材の不足が深刻化しており、レガシーシステムのプログラミング言語を知る人材や先端IT人材が供給不足になっています。
これらの課題を解決できないと、DX化が後手に回り、日本の国力衰退にもつながる恐れがあります。
バックオフィスのDX化による主なメリットとしては以下の5つが挙げられます。
DX化により、データ入力、レポート作成、経理処理などの繰り返し行われるルーティーンワークを自動化することが可能です。
また、デジタルツールの導入により、業務プロセスが合理化され、作業の進行がスムーズになります。これにより、限られたリソースをより価値の高い業務へ集中させられます。
ルーティーンワークの自動化により、これまで人手に頼っていた作業をシステムが担うことになります。これにより、人件費を削減できます。
また、データ分析ツールを利用して業務のボトルネックや非効率な部分を特定することで、より効果的なリソース配分も実現可能です。
属人化とは、特定の知識やスキルが個人に依存する状況を指し、これが業務の進行に制約を与えることが往々にしてあります。しかし、デジタルツールを導入することで、業務手順を明確化し、全員が参照できるようになります。
また、情報の一元化とアクセス性向上により、知識の共有が促進され、特定の個人に依存せずに業務を進行することが可能になるでしょう。
デジタル技術を活用することで場所や時間に縛られない柔軟な労働環境を整えることが可能です。
例えば、クラウドベースのシステムを導入することで、従業員はどこからでもアクセスし、業務を遂行できるようになります。
また、リモートコミュニケーションツールの活用により、離れた場所にいるチームメンバー間の協力を円滑に進められるようになるでしょう。
このような変革により、柔軟なワークスタイルの選択が可能となり、従業員のワークライフバランスの改善と生産性の向上が期待されます。
デジタルツールの導入により、手作業に起因するミスを減少させられます。具体的には、自動化されたデータ入力やプロセス管理システムを利用することで、誤入力や漏れのリスクが軽減されます。
また、デジタル化された業務フローは一貫性が保たれ、作業の標準化が進むことで誤りの可能性がさらに低減されるでしょう。
加えて、監視システムやリアルタイムのデータ検証機能を備えたツールを導入することで、エラーが発生した場合には迅速に識別し、対処することが可能になります。
バックオフィスでDX化できる業務は多岐に渡ります。ここでは、それぞれの部門においてDX化できる業務の例を紹介します。
人事・労務の領域では、DX化によって以下のような効果が期待できます。
これらのデジタルツールの導入により、従業員のデータ管理が効率化され、採用から給与計算、パフォーマンス評価までのプロセスがスムーズかつ透明性を持って行われるようになります。
総務・庶務の領域では、DX化によって以下のような効果が期待できます。
これらのデジタルツールの導入により、業務の迅速化と最適なリソースの活用が実現し、組織の運営効率が全体的に向上することが見込まれます。
経理・財務の領域では、DX化によって以下のような効果が期待できます。
これらのデジタルツールの導入により、経理・財務業務におけるデータ処理が効率化され、請求から予算管理、財務報告までのプロセスをスムーズかつ正確に行うことが可能です。結果として、時間の節約とエラーの減少が実現され、財務の透明性と意思決定の質の向上に繋がります。
法務の領域では、DX化によって以下のような効果が期待できます。
これらのデジタルツールの導入により、法務プロセスの迅速化とエラーの削減が実現され、企業の法的リスク管理が強化されるようになります。
最後に、バックオフィスのDX化を成功させるための重要なポイントを解説します。
大規模な変革を一度に行うのではなく、スモールスタートで実現可能なプロジェクトから始め、徐々に拡大していくのが重要です。
なぜなら、小規模なプロジェクトでは、失敗した場合のリスクが小さく、組織に与える影響が限定的なためです。小規模な変更であれば、従業員にとっても受け入れやすく、変化への抵抗を減らすことにもつながります。
また、小さいステップで進めることにより、途中で得られる教訓を次のステップに活かすこともできます。
DX化の目的とビジョンを明確にし、それが組織全体に与える利益を経営層が理解することは、DX化の成功において欠かせません。経営層が積極的にDX化を推進する姿勢を示すことで、社員に信頼感と安心感を提供でき、組織全体のデジタル変革に対する前向きな意識が形成されます。
これらのアプローチにより、DX化のプロセスがスムーズに進行しやすくなります。
DX化を進める際には、既存のシステムとの兼ね合いを慎重に考慮することが非常に重要です。なぜなら、新しい技術導入は単に最新のツールを採用すること以上の意味を持ち、既存・新規システムの両方がビジネスに与える影響を理解することが必要だからです。
例えば、既存のシステムと新システムとの間に技術的互換性がなければ、データ統合の問題や業務プロセスの混乱を引き起こす可能性があり、これはDX化の効果を大幅に損なうことにもつながりかねません。
したがって、新旧システムの統合計画を慎重に策定し、段階的に移行を進めることが重要になります。
この記事では、バックオフィスのDX化の必要性や成功のためのポイントについて解説してきました。
バックオフィスのDX化は、単なるトレンドではなく、ビジネスの未来を形作るためにすべての企業が意識すべき問題となっています。本記事が、皆さんの企業のバックオフィス体制を見直すきっかけとなっていれば幸いです。